Madame, Monsieur,
Suite à l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (ci-après ‘RGPD’), nous vous remercions de bien vouloir prendre connaissance des informations suivantes.
Votre dossier est confié à l’un des avocats de Kairos, dont les coordonnées sont reprises sur ce site internet.
Lorsque vous confiez votre dossier à votre avocat, celui-ci doit recueillir un certain nombre d’informations vous concernant telles que votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresses géographique et e-mail, sexe, date de naissance, état civil ou encore des informations liées à votre vie personnelle et professionnelle, ainsi qu’à votre situation financière et bancaire. Ces informations sont recueillies directement auprès de vous et/ou sont recueillies par le biais de bases de données publiques (mentionnez les bases de données en question).
Sans ces données essentielles, votre avocat ne sera pas en mesure d’exécuter ses missions de conseil, de défense et de représentation en justice.
Vos données seront exclusivement traitées :
- sur base de l’article 6, paragraphe 1 (b) du RGPD, soit afin d’exécuter un contrat auquel vous être partie, c’est-à-dire afin que votre avocat puisse exercer la mission de conseil, de défense et de représentation en justice que vous lui avez confiée, ainsi qu’en vue de la facturation des frais et de ses honoraires ;
et
- sur base de l’article 9, paragraphe 2 (f) du RGPD, pour les données sensibles, parce que l’utilisation de ces données est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.
Vos données ne pourront être utilisées pour d’autres buts, si ce n’est des buts étroitement liés à ces premières raisons.
Vos données pourront être communiquées aux avocats collaborateurs du conseil que vous avez choisi, aux huissiers de justice mandatés par lui/elle, à la partie adverse, aux avocats mandatés par la partie adverse, aux huissiers de justice, aux experts mandatés par les parties, aux experts judiciaires, aux juridictions ou magistrats saisis, aux arbitres ou médiateurs mandatés par les parties ou désignés judiciairement, à des organismes publics et au comptable du cabinet, dans la mesure strictement nécessaire au traitement de votre dossier, à la facturation des prestations réalisées et au respect des obligations comptables, fiscales et déontologiques de votre conseil.
Vos données sont stockées sous la forme d’un dossier papier et dans un dossier électronique, sous la responsabilité de votre avocat qui prend toutes les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour assurer leur sécurité.
Elles sont stockées pour une durée conforme aux prescriptions légales en la matière et en tout état de cause pour une durée limitée à l’accomplissement de la mission de votre avocat et au respect de ses obligations en matière de responsabilité et de blanchiment (ou pour une durée de 10 ans à dater de la fin des prestations de votre avocat dans votre dossier).
Vos droits
En vertu de la législation applicable à la protection des données, vous pouvez exercer les droits suivants, lorsque cela se justifie, pendant toute la durée de traitement de vos données personnelles :
1. Le droit de retirer votre consentement, lorsque vos données personnelles ont été traitées sur ce fondement.
2. Le droit d’avoir accès à vos données, c’est-à-dire le droit de savoir si des données personnelles vous concernant sont traitées, et le droit d’y avoir accès, lorsque cela se justifie.
3. Le droit de rectification et le droit à l’effacement, ce qui signifie le droit d’obtenir la rectification des données qui sont inexactes et/ou incomplètes et l’effacement de vos données personnelles, lorsque cette demande est légitime et sans que cela nuise à d’autres intérêts ou contreviennent à des prescriptions légales.
4. Le droit à la limitation du traitement à savoir la suspension du traitement, lorsque cette demande est légitime. A partir du moment où vous limitez le traitement de vos données, celle-ci ne seront plus utilisées. Cependant, certaines informations devront continuer à être utilisées, notamment lorsqu’elles ont servi pour introduire une action en justice ou pour défendre vos droits. Vous devez aussi savoir que l’exercice de ce droit rendra difficile, voire impossible, l’exécution de la mission confiée à votre avocat.
5. Le droit à la portabilité de vos données, à savoir recevoir vos données personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, de même que le transfert de celles-ci à d’autres responsables de traitement (tels que d’autres avocats).
6. Le droit de s’opposer au traitement de vos données personnelles, lorsque cette demande est légitime, en ce compris lorsque vos données sont utilisées à des fins de prospection ou de profilage.
7. Le droit de porter plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be), en cas de traitement illégal de vos données personnelles.
Vous pouvez exercer vos droits (sauf le point 7) en envoyant un email à votre avocat. Votre demande sera traitée sans délai et dans tous les cas dans un délai de 30 jours à compter de sa réception, excepté pour les cas complexes ou en cas d’afflux de demandes. Dans ces deux derniers cas, le délai de réponse pourra être étendu de deux mois supplémentaires.